Onderstaande tips helpen u bij het organiseren van uw volgende vergadering.

Voor...

1. Formuleer het doel van de vergadering op een heldere manier.

2. Stel een dagorde op.

3. Leg datum, uur en duur vast, en hou u eraan.

4. Kies een geschikte zaal (grootte, beschikbaarheid, ligging.

5. Verstuur de dagorde samen met de uitnodiging; voeg ook interessante verslagen of artikels toe die dienst kunnen doen als uitgangspunt van de discussie.

6. Vergeet de visuele ondersteuning niet (flipchart, diagram, white board, slides, enz.) Zet de dagorde van de vergadering ook op het bord.

...tijdens...

1. Verwelkom de deelnemers en stel ze aan elkaar voor.

2. Hou u aan de uurregeling.

3. Respecteer ook de dagorde.

4. Bevorder de groepsdiscussie en laat iedereen aan het woord.

5. Hou de deelnemers geconcentreerd als het onderwerp uitgeput raakt en zorg dat ze niet afwijken.

6. Noteer wat er tijdens de vergadering wordt gezegd.

7. Vat op het einde van de vergadering de belangrijkste elementen samen.

8. Leg meteen inhoud, datum en uur van de volgende vergadering vast.

...en na

1. Stel het verslag van de vergadering zo snel mogelijk op en deel het uit.

2. Zorg voor een gedegen opvolging van de genomen beslissingen en de taken.

3. Verzend tijdig de uitnodigingen voor de volgende vergadering.