Uw agenda is uw beste vriend en uw grootste bondgenoot bij het beheren van uw tijd. Of u nu kiest voor een zakagendaatje of een flink uit de kluiten gewassen boek, uw agenda is een stimulans om toekomstplannen te maken. Het woord agenda komt niet voor niets van agere, Latijn voor handelen.

1. Ik heb mijn agenda altijd bij mij
Ik raadpleeg mijn agenda geregeld en heb hem altijd binnen handbereik zodat ik voortdurend weet hoe mijn dagindeling eruitziet (afspraken, vergaderingen, gesprekken...). Ik berg mijn agenda altijd op dezelfde plaats op.

2. Ik beheer mijn tijd met één centraal instrument
Op die manier vermijd ik dat informatie verspreid geraakt en dat mijn doelstellingen door elkaar lopen. Ik hou er ook geen dubbele agenda op na – eentje voor thuis, eentje voor het werk – want ik trek geen grens tussen beide.

3. Mijn afspraken verdrinken niet in een zee van aantekeningen
Ik beschouw elke afspraak als een verbintenis die vastligt. Opdat ik er geen enkele zou missen, noteer ik in mijn agenda uitsluitend afspraken, niets anders.

4. Ik noteer altijd het uur van afspraak én de adresgegevens
Ik omcirkel het uur en ik schrijf het er ook nog eens expliciet naast, om elke vergissing te vermijden. Ik noteer ook de naam van mijn contactpersoon, de onderneming, het adres en het telefoonnummer, voor het geval die gegevens niet in het dossier staan. Alle andere informatie hoort in aparte rubrieken thuis.

5. Ik noteer niet alleen wanneer de afspraak begint maar ook wanneer die eindigt
Dat doe ik zowel om voldoende tijd te kunnen uittrekken als om te vermijden dat de afspraak uitloopt. Met potlood verbind ik het beginuur met het vermoedelijke einduur, zodat ik meteen een betere kijk heb op de tijd die ik voor die afspraak heb uitgetrokken. En uiteraard plan ik ook tijd in voor de verplaatsingen tussen twee afspraken.

6. Ik schrijf met potlood
Mijn tijdsindeling is niet onwrikbaar, maar juist flexibel. Aanpassingen zijn dus schering en inslag, en dan is gommen beter dan schrappen.

7. Mijn dagelijks 'to do'-lijstje noteer ik op dagfiches, niet in mijn agenda
Mijn agenda oogt altijd verzorgd, terwijl die dagfiches iets slordiger mogen zijn. Op het einde van de dag gooi ik de fiche weg, tenzij ik ze kan gebruiken om een overzicht van mijn activiteiten op te stellen.

8. Ik plan ook wat tijd in voor mezelf
Voor taken die flink wat concentratie vergen, blokkeer ik tijd in mijn agenda. Op die manier liggen die taken net zo vast als een vergadering of afspraak.

9. Ik plan ruime overgangen tussen mijn diverse bezigheden
Om onvoorziene omstandigheden of uitlopende vergaderingen op te vangen, hou ik altijd wat tijd vrij tussen twee activiteiten in.

10. Van belangrijke informatie maak ik een back-up
Ik fotokopieer de belangrijke pagina's of zorg voor een elektronische back-up van mijn organizer. Dat voorkomt flink wat tandengeknars.